面接を辞退する方法【メール文面の具体例付き】

2022年7月7日 2022年7月7日

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就職活動を進める中で、応募企業と合わないと感じたり、すでにより希望度の高い企業から内定をもらっている時など、「面接を辞退したい」と考えることもあるでしょう。でも、面接の断り方って悩みますよね。

メールを送るのが良いのか、電話をした方が良いのかなど、キャンセル方法がわからずお困りではありませんか。辞退の理由の説明も、せっかく面接まで設定しただいといて、断りづらいなどいろいろ考えてしまうこともあるかと思います。

ですがご安心ください。辞退は就職活動につきものですし、企業も想定しているものになります。

この記事では、面接を辞退する際の企業への伝え方やマナーについて徹底的に解説していきます。

面接を辞退する方法

面接を辞退する際は、面接日よりも前に連絡しましょう。企業側は予定される面接に向けて多くの準備を行っています。最終面接などであった場合、会社のトップが対応することもありますよね。それをいきなり当日辞退すると言うのは、企業側に大変な迷惑をかけてしまいます。できる限り早く伝えることで、予定を組んでいる相手にかける迷惑を最小限にすることができます。辞退を決めたなら、その決心をしたその日に連絡するのが良いでしょう。連絡手段も、面接日前日までに伝えられるのであれば、メールで構いません。

やむを得ない事情で当日の面接辞退となってしまった場合は、メールをした上で電話でも連絡するのがマナーです。頻繁に連絡をとっていたような採用担当者やメンターがいた場合や電話でのやりとりが多かった場合は今後の関係性を保つと言う意味でも、メールではなく、電話での連絡が良いでしょう。また辞退メールを送ったのに返信が来ないような場合も、採用担当者が見落としている可能性がありますので電話しましょう。

電話した際、採用担当者が不在だった場合は、伝言を頼んでください。その時伝言をとってくれた方のお名前を覚えておき、メールでその旨も連絡をしましょう。「もう関わることはないだろうから、適当でいいや。」と考えてしまう学生が意外と多いものですが、こういった場合にどのような対応を取るかで社会人としての常識が問われています。同じ業界にいればその企業の方とまた出会う可能性もありますので、十分に注意しましょう。

面接辞退のポイント

本当に辞退して良いかを改めて考える

後から「やっぱり面接を受けさせてほしい！」ということはできません。辞退するかどうか迷っている方は、どこがどう合わないと感じたのか、自分が就活で実現したいことは何かを、改めてよく考えてみましょう。他社から内定が出た場合も、本当に内定先の企業で働くのか、そこで自分の未来は実現できるのかを考えてから答えを出すようにしましょう。しっかり整理できた上で決めたならば、誠意を込めて連絡して下さい。

できるだけ早く連絡を入れるようにする

折角ここまで進めてくれた企業に対して、断りを入れるのは気が引けてしまい、後回しにしたい気持ちも理解できますが、辞退の連絡こそ速やかに行うようにしましょう。面接日前日までの連絡であればメールで大丈夫ですし、企業側もある程度の面接自体は想定していますので、安心してくださいね。何より、辞退の連絡は面接まで進めてくれた企業への最低限のマナーになります。よほどの理由がない限り当日キャンセルは行わないようにしましょう。

無断で辞退しない

無断辞退は絶対にNGです！学生の中には、「もうこれから関わらないからいいや」と連絡を入れずに辞退する人もいます。しかしそれは社会人として、絶対にありえない行動です。今後関わることがないかもわかりませんし、例えなかったとしても、ビジネスパーソンとしての対応をするようにして下さい。

連絡する時間帯を配慮

前日までに連絡できて、メールを送る時間帯は、相手の営業時間内ならいつでも問題ありません。どうしても夜になる場合は、「夜分遅くに失礼します」と挨拶を入れるようにしましょう。当日連絡になってしまい、電話をかける場合は、嗣業時間直後や昼休み前後はバタバタしやすい時間帯なので避けましょう。

気になる場合は電話でフォローを

当日キャンセル以外はメールでOKとお伝えしましたが、気になる場合はメールでフォローの連絡を入れると丁寧でしょう。当日キャンセルの場合はメールだとすぐに確認できない場合もありますので、電話で連絡して下さい。

辞退の理由を聞かれたら

特に会社側から聞かれなければ、「一身上の都合」でOKです。しかし理由を聞かれた場合は、変にごまかしたりはせず、誠意を込めて自分の言葉で伝えましょう。「他者で内定をもらって、考えた末そちらに入社することに致しました」「貴社の業務では幅広い範囲を担当するようですが、専門性を高めたいと考えていた為」など正直な理由で大丈夫です。こちらが真摯な態度で接すれば亀裂が生まれることは少ないので安心して下さいね。注意点としては、相手を不快にさせないように配慮することです。応募企業への批判や中傷になりかねない表現は避けるようにしましょう。

面接辞退のメール文面の具体例

では、最後に面接辞退の際につかるメールの例文と例文の解説をご紹介します。

面接辞退メールの例文

面接辞退メールの具体例

【件名】

面接辞退のご連絡【大学名名前】

【本文】

○○会社
人事部採用課
＊＊様

お世話になっております。先日、三次面接のご連絡を頂きました◯◯大学△△学部の◯◯でございます。その節は誠にありがとうございました。
◆月◆日◆時から面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により、辞退させていただきたく、連絡させて頂きました。貴重なお時間を頂戴したにも関わらず、大変申し訳ございません。

※電話したが、担当者が不在だった場合：採用担当である◯◯様に直接電話でお伝えするべきだと思い、何度かお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので△△部の△△様に伝言をお願いさせていただきました。

身勝手なお願いで大変恐縮ですが、何卒お許しいただきたく存じます。
本来であれば直接お詫びにお伺いすべきところ、メールでのご連絡になってしまい申し訳ございません。
末筆ではございますが、今後の貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

———
●●大学△△学部○年
氏名（ふりがな）
Mail：
TEL：
———

例文の解説

件名

件名を記載しないとスパムと間違われ、相手に届かないこともありますので、件名は必ず書いて下さい。ひと目でわかるような内容にしましょう。辞退メールの場合は、大学名、氏名、辞退という言葉の３つは必ず入れるようにして下さい。

宛名

面接会場の手配や、応募者管理、スケジュール管理を行っている採用担当者へ連絡して下さい。
また宛先はきちんと正式名称で書きましょう。例えば、株式会社の場合、（株）などとは略さず、きちんと記載するします。順番は「会社名」「部署名」「役職」「氏名」と言う順番で記載しましょう。

本文

初めの挨拶に面接設定のお礼を入れましょう。その後いつの面接をどんな理由でキャンセルするのかを伝えます。理由は「一身上の都合」や「諸般の事情」で問題ありません。そして折角いただいた相手の厚意に報いることのできないことへ謝罪をしましょう。締めの言葉は、定型文の「末筆ではございますが、今後の貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。」でOKです。この際、「今後ともよろしくお願いします」と書いてしまう学生が多く見受けられますが、関係性は一旦ここで終わりますので、控えるようにしましょう。